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Hilf deinem Team, während des Projektes besser zu werden

Wäre es nicht toll, sich nicht erst nach Projektende Gedanken zu machen, was alles schief gelaufen ist? Sich mit den anderen darüber auszutauschen und Dinge sozusagen “unterwegs” zu verbessern? Und Erkenntnisse aus einer guten Phase zu nutzen, um das Projekt doch noch zum Erfolg zu führen? Mit Retrospektiven geht das.

Retrospektiven sind regelmäßige Meetings. Das Projektteam analysiert darin einen vergangenen Projektzeitraum und formuliert dann Maßnahmen, um die Situation zu verbessern.

Man kann sich leicht vorstellen, dass diese Regelmäßigkeit mehr bringt als sich nach dem Projekt unter dem Titel “Lessons Learned” (oder noch beser: Post mortem) zusammenzufinden. Wohin das führt, illustriert der erste Teil der Artikelserie Scary Team Retrospectives: Symbolisches Schulterklopfen, die Ergebnisse verschwinden in einer Schublade, und das Team ist demoralisiert.

Retrospektiven verfolgen dagegen eine andere Strategie:

The trick is to make small improvements regularly.

— Peter Stevens, Start with Trust, Start with a Retrospective

Veränderungen werden quasi “zwischendurch” angestrebt. Ihre Auswirkungen haben direkten Einfluss auf den weiteren Projektverlauf, ihr Erfolg wird dadurch messbar.

Was ist beim Ablauf zu beachten?

Damit Retrospektiven funktionieren und ihren Zweck erfüllen (nämlich dauerhafte Veränderungen bzw. Verbesserungen herbeizuführen), ist es hilfreich, sind an folgenden Dingen zu orientieren:

  • Zeitplan. Ewige Diskussionen sind nicht zielführend. Sie kürzt man am besten ab, wenn man sich ein festes Ende setzt und den gesamten Ablauf daran ausrichtet. Für unser Team reicht meist eine gute Stunde aus.
  • Aktivitäten. Das sind sozusagen soziale Lockerungsübungen. Das Team spricht über Emotionen, um ein gemeinsames Verständnis von Ereignissen zu erlangen und daraus Maßnahmen abzuleiten:

    Typischerweise wissen die Teilnehmer eigentlich alles, was sie für Verbesserungen bräuchten. Man muss sie “nur” dazu bringen, das zu erkennen und zu artikulieren, in der Gruppe die besten Lösungen zu erarbeiten und die Lösungen so weit zu konkretisieren, dass sie umsetzbar sind.

    — Catalyst, Retrospektiven

    Das kann so aussehen, dass jeder Teilnehmer Ereignisse des zu untersuchenden Zeitraums auf Zettel schreibt und dann an eine Pinnwand heftet. Die ersten Aha-Effekte kommen mit den Zetteln der anderen. Wenn man die Ereignisse dann noch positiv/negativ beurteilt, kommt man ganz automatisch ins Gespräch. Und bekommt eine ungefähre Vorstellung, was besser zu machen ist.

    Ohne Aktivitäten wird es darauf hinauslaufen, dass man letztlich immer dieselben Fragen stellt — das langweilt selbst die hartgesottenen Teammitglieder und führt nach spätestens zwei oder drei Retrospektiven nicht weiter.

    Einen guten Überblick über mögliche Aktivitäten liefert das entsprechende Kapitel aus Agile Retrospectives: Making Good Teams Great.

  • Moderation. Das ist empfehlenswert, um die Zeit im Auge zu behalten und die Aktivitäten zu koordinieren.

Die Rahmenbedingungen müssen stimmen

Damit Retrospektiven tatsächlich funktionieren, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Einerseits muss das Team über Arbeitsprozesse selbst entscheiden dürfen. Die besten Maßnahmen sind nichts wert, wenn sie — als Vorschläge aufgefasst — noch irgendeinen Dienstweg gehen müssen.

Andererseits muss das Projekt in kurzen Iterationen durchgeführt werden. Agile Methoden wie Scrum helfen hier: Zwischen Sprints kann man etwa alle zwei bis vier Wochen eine Retrospektive durchführen.

Blick über den Tellerrand

Kent Beck beschreibt im Vorwort zu Agile Retrospectives: Making Good Teams Great, wie er Retrospektiven für sich nutzt und seinen Geburtstag zum Anlass nimmt, das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen und Dinge in seinem Leben zu ändern.

Was für Erfahrungen habt ihr gemacht? Gibt es einen anderen, ähnlich effektiven Ansatz? Könnt ihr euch vorstellen, Retrospektiven bei euch zu nutzen, um schon im laufenden Projekt etwas zu verbessern?

[Foto von valentin.d, CC-Lizenz]

Comments on this entry are closed.

  • Anje 6. Mai 2010, 09:15

    Wie immer bei solchen Dingen frage ich mich auch hier: Ist es nicht eigentlich selbstverständlich, dass man auch zwischendurch den Stand eines Projekts analysiert und ggf. Anpassungen vornimmt???

    Aber leider erlebe ich auch immer wieder, dass dies nicht der Fall ist und man sich hinterher wundert, dass vermeintlich alles schief läuft.

    Bei einem aktuellen Projekt in meinem Job läuft das anders: wir haben jede Woche an einem festgelegten Tag ein Meeting – 3x im Monat per Telefonkonferenz (aufgrund von unterschiedlichen Standorten der Projektteilnehmer) und 1x im Monat als Präsenztermin. So sind alle immer auf dem gleichen Stand und wir können weitere Vorgehensweisen schnell und problemlos besprechen.

    Dass es dabei trotzdem zu Missverständnissen kommen kann, ist natürlich nicht ausgeschlossen. Aber die Wahrscheinlichkeit sinkt enorm. Und spätestens beim nächsten Termin kann man die Probleme aus der Welt schaffen.